Co ważne, dzienna opłata za opiekę oraz wyżywienie dla uczestników akcji pozostaje na niezmienionym od kilku lat poziomie. Wynosi 50 zł, z czego 20 zł jest za wyżywienie, 30 zł za opiekę. Z opłat zwolnione są dzieci, które w ciągu roku szkolnego korzystają z bezpłatnych lub częściowo płatnych posiłków, o czym decyduje dyrektor szkoły lub ośrodek pomocy społecznej. Podstawą do zwolnienia z opłat podczas Lata w Mieście jest przedłożenie w FPE zaświadczenia z macierzystej szkoły lub ośrodka pomocy społecznej.

Zapisy są prowadzone elektronicznie do 1 czerwca. Rodzice i opiekunowie rejestrują dzieci na stronie: warszawa-latowmiescie.pzo.edu.pl za pomocą numeru PESEL dziecka, a następnie samodzielnie tworzą hasło. Po wprowadzeniu do systemu podstawowych informacji i wyborze turnusów feryjnych należy wskazać preferowane szkoły (od najbardziej do najmniej). Można wybrać dowolną liczbę placówek na każdy jednotygodniowy turnus, który trwa od poniedziałku do piątku.

Listy dzieci zakwalifikowanych do akcji będą opublikowane w systemie 3 czerwca o godz. 16.00. Kolejnym krokiem będzie dokonanie opłaty za wyżywienie i opiekę. Od 4 czerwca od godz. 8.00 do 17 czerwca do godz. 16.00 do każdej ze szkół, do której zakwalifikowało się dziecko, należy dostarczyć potwierdzenie opłaty lub zaświadczenie o zwolnieniu z niej, wydruk karty kwalifikacyjnej i załączniki (do pobrania z systemu). Ostateczną decyzję o przyjęciu dziecka podejmuje organizator wypoczynku.

Placówki biorące udział w Lecie w Mieście zapewniają opiekę uczniom warszawskich szkół i dzieciom mieszkającym w Warszawie. Będą działać przez pięć dni w tygodniu, od poniedziałku do piątku w godz. 7.00–16.00.